Simpleprax in der Urologie am Ring - Dr. Birkhahn im Interview

Antonia Saleh

Herr Dr. Birkhahn, Sie verwenden Simpleprax seit August 2021. Was hat Sie dazu veranlasst, die Patientenformulare in Ihrer Praxis zu digitalisieren?

Im Allgemeinen betrachten wir uns als eine digitale und moderne Praxis. Außerdem fiel mir auf, dass der Drucker allein in den letzten zwei Jahren 200.000 Drucke produziert hat. Mir war klar, dass das nicht tragbar war und dass es so nicht weitergehen konnte. Außerdem hat der Einsatz von Simpleprax auch gezeigt, dass die digitale Patientenaufnahme einfacher und praktischer zu handhaben ist.

Warum haben Sie sich für Simpleprax entschieden?

Bevor wir uns entschieden haben, haben wir uns verschiedene Lösungen angeschaut und dabei hat uns der Auftritt von Simpleprax am meisten überzeugt. Auch die simpel aufgebaute, aber flexible Lösung hat mir gut gefallen, da sie sich gut an die Abläufe anpasst. Mit Simpleprax wird ein spezifisches Problem sehr gut gelöst: der administrative Aufwand bei der Digitalisierung der Patientenformulare.

Wie haben Sie das Setup und die Installation der Software erlebt?

Die Installation und die Konfiguration war sehr einfach. Wir haben die Installation hier vor Ort durchgeführt, was relativ kurzfristig noch geklappt hat und sehr gut funktioniert hat. Nach der Installation auf allen Geräten mussten die Mitarbeiter noch eine kurze Einführung in die Software erhalten.

Wie haben Sie Simpleprax in Ihre Abläufe integriert? Können Sie den neuen Prozess beschreiben?

Auf der Website haben wir die beiden Optionen Online-Terminvergabe und Online-Einchecken mit Simpleprax. Wenn der Patient einen Termin online gebucht hat, bekommt er in der Terminbestätigungsnachricht die Aufforderung, die Erstaufnahmedokumente auszufüllen. Wenn der Patient den Termin telefonisch vereinbart hat, kann er die Formulare direkt von der Website aus ausfüllen. Die meisten Patienten checken dadurch schon digital mit Simpleprax ein. Ansonsten scannen sie hier vor Ort den QR-Code oder bekommen das iPad zum Ausfüllen der Dokumente. Vor Ort ist jedoch der QR-Code die häufigste Methode.

Scorebögen werden in der Urologie auch häufig eingesetzt. Dabei haben die Patienten die Möglichkeit zu entscheiden, ob sie den QR-Code direkt scannen wollen oder den Link zur Befragung per E-Mail zugeschickt bekommen wollen. Das sind meistens so viele und zum Teil auch sensible Fragen, dass die Patienten erleichtert sind, das in Ruhe zu Hause machen zu können. Analog müssten die Patienten den Fragebogen anschließend faxen oder per Post schicken, was einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellt.

Welche Vorteile haben Sie durch den Einsatz von Simpleprax in Ihrem Praxisalltag erfahren?

Simpleprax macht viele Dinge effizienter. Vorteil ist, dass ein solches System in vielen Praxen nicht üblich ist, so dass man moderner wirkt. Außerdem spart man Papier. Früher gab es fünf Schritte im Aufnahmeprozess: das Aufnahmeformular ausdrucken, es dem Patienten aushändigen, das ausgefüllte Dokument einscannen, dann das Original schreddern und in den überfüllten Papiermülleimer werfen. Das ist jetzt nicht mehr nötig.

Wie ist die Reaktion Ihrer Patienten auf die neue Art, Dokumente auszufüllen?

Über alle Altersgruppen hinweg haben die Patienten ein sehr positives Feedback zu den digitalen Formularen gegeben. Gelegentlich sind die Leute irritiert, wenn sie bei der Anmeldung einen QR-Code scannen müssen, aber dank Corona haben sich alle an dieses Verfahren gewöhnt. Älteren Patienten wird eher das Tablet gegeben als der QR-Code, aber auch damit kommen alle zurecht.

Welche Vorteile bietet Simpleprax aus Ihrer Sicht für Ihre Patienten?

Die Patienten profitieren in vielerlei Hinsicht von der digitalen Anamneseerhebung. Sensible Daten, wie sie in der Urologie häufiger verlangt werden, müssen nicht mehr per E-Mail übermittelt werden. Das hat zur Folge, dass die Terminvergabe schneller geht und sie nicht mehr im Wartezimmer zusätzliche Papiere ausfüllen müssen, sondern sofort zum Termin erscheinen können. Dies reduziert die Wartezeit der Patienten und stellt eine Entlastung dar.